Veränderungslotsen
Veränderungs- und Digitallotsen tragen ein konkretes Vorhaben in ihre Fachbereiche: etwa die E-Akte, einen Umzug oder eine Umorganisation. Die Qualifizierung richtet sich nach ihrer Rolle in diesem Projekt und greift zwischen den Bausteinen auf, was sie im Vorhaben erlebt haben.
Veränderung im Haus anschlussfähig machen
Was Lotsen entscheiden und durchsetzen, hängt vom Auftrag ihres Vorhabens ab. Sie hören in den Fachbereichen, was in Projektsitzungen nicht gesagt wird, und tragen es zur Projektleitung. Umgekehrt erklären sie den Kolleg:innen, was der Zeitplan für den eigenen Arbeitsplatz bedeutet. Dafür braucht die Rolle ein Mandat der Verwaltungsleitung, das Aufgaben, Befugnisse und Grenzen benennt. Ohne diesen Auftrag wird sie zur Zusatzlast neben dem Tagesgeschäft.
Deshalb ist die Qualifizierung hier kein einzelnes Seminar. Sie beginnt vor dem ersten Baustein und läuft mit dem Vorhaben weiter, solange es dauert.
So läuft die Qualifizierung
Von der Rollenklärung bis zur Verstetigung, abgestimmt auf Zuschnitt und Zeitplan Ihres Vorhabens.
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Vorab
Die Rolle klären
Verwaltungsleitung, Projektverantwortliche und Lotsen klären gemeinsam Erwartungen, Aufgaben und Ziele der Rolle. Wir empfehlen diesen Schritt vor dem ersten Baustein.
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Auftakt
Leitlinie und Redaktionskonferenz
Aus der Rollenklärung entsteht eine Leitlinie mit Aufgaben, Befugnissen und Grenzen. Wir formulieren sie aus und stimmen sie in einer Redaktionskonferenz ab.
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Über die Laufzeit
Module zur Lotsenrolle
Die Bausteine richten sich nach dem Zuschnitt des Vorhabens. Zwischen den Modulen arbeiten die Lotsen im Projekt, und beim nächsten Treffen greifen wir ihre Erfahrungen auf.
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Dazwischen
Feste Aufgaben im eigenen Bereich
Regelmäßige Treffen mit den Projektverantwortlichen, ein Meilensteinplan über die Laufzeit und feste Aufgaben, etwa eine Informationsveranstaltung oder ein Meinungsbild im eigenen Bereich.
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Danach
Austausch verstetigen
Damit die Rolle im dritten Jahr nicht vom Tagesgeschäft überdeckt wird, führen wir den Austausch der Lotsen als kollegiale Beratung weiter.
Die Rolle bekommt ihr Mandat, bevor das erste Modul beginnt
Die Module begleiten das Vorhaben, statt ihm vorauszulaufen
Der Austausch bleibt, wenn die Module gelaufen sind
Auftakt
Die Rolle bekommt ihr Mandat, bevor das erste Modul beginnt
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Vorab
Die Rolle klären
Verwaltungsleitung, Projektverantwortliche und Lotsen klären gemeinsam Erwartungen, Aufgaben und Ziele der Rolle. Wir empfehlen diesen Schritt vor dem ersten Baustein.
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Auftakt
Leitlinie und Redaktionskonferenz
Aus der Rollenklärung entsteht eine Leitlinie mit Aufgaben, Befugnissen und Grenzen. Wir formulieren sie aus und stimmen sie in einer Redaktionskonferenz ab.
Qualifizierung
Die Module begleiten das Vorhaben, statt ihm vorauszulaufen
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Über die Laufzeit
Module zur Lotsenrolle
Die Bausteine richten sich nach dem Zuschnitt des Vorhabens. Zwischen den Modulen arbeiten die Lotsen im Projekt, und beim nächsten Treffen greifen wir ihre Erfahrungen auf.
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Dazwischen
Feste Aufgaben im eigenen Bereich
Regelmäßige Treffen mit den Projektverantwortlichen, ein Meilensteinplan über die Laufzeit und feste Aufgaben, etwa eine Informationsveranstaltung oder ein Meinungsbild im eigenen Bereich.
Verstetigung
Der Austausch bleibt, wenn die Module gelaufen sind
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Danach
Austausch verstetigen
Damit die Rolle im dritten Jahr nicht vom Tagesgeschäft überdeckt wird, führen wir den Austausch der Lotsen als kollegiale Beratung weiter.
Ein Auftakt zur Rollenklärung und 4 bis 5 Module über die Laufzeit. Eine Gruppe umfasst 8 bis 12, maximal 14 Personen.
Typische Übungssituationen in Veränderungsvorhaben
So arbeiten wir daran
Der Baustein „Kommunikation in Veränderungsprozessen“ trainiert diese Gespräche: über anstehende Veränderungen informieren, skeptische Stimmungen erkennen und ansprechen, mit Bedenken und Gegenargumenten umgehen, für Beteiligung motivieren. Geübt wird an Einzelgesprächen und Teamrunden aus dem eigenen Fachbereich. Für Digitalisierungsvorhaben ergänzen wir die Phasen des Change-Prozesses am Beispiel der elektronischen Akte.
So arbeiten wir daran
Lotsen erfahren früher als andere, was ansteht, und tragen es in ihren Bereich; Fragen, Vorbehalte und Stimmungen nehmen sie zurück zur Projektleitung. Der Baustein Change-Management vermittelt dazu die zeitliche Strukturierung eines Veränderungsprozesses, die Gestaltung der Projektstruktur und akzeptanzschaffende Information. Feste Aufgaben, etwa ein Meinungsbild im eigenen Bereich, halten die Rolle im Alltag lebendig.
So arbeiten wir daran
Der Baustein „Mit Konflikten und Spannungen erfolgreich umgehen“ zeigt, wie Konflikte eskalieren und welche Wahrnehmung die Beteiligten jeweils haben, und übt, offene wie verdeckte Konflikte anzusprechen und den Blick von Positionen auf Bedürfnisse und Ziele zu lenken. Ebenso wichtig ist die Grenze der Rolle: wann die Lotsin an Projektleitung oder Führungskraft übergibt.
So arbeiten wir daran
Wir planen die Verzahnung von Anfang an: regelmäßige Treffen der Lotsen mit den Projektverantwortlichen, ein Meilensteinplan über die Laufzeit und feste Aufgaben wie eine Informationsveranstaltung im eigenen Bereich. Für eigene Kurzformate und Teamrunden bereitet das Moderationstraining vor, das Sammeln, Strukturieren, Bewerten und Entscheiden an der eigenen Arbeitsgruppe übt. Den Austausch verstetigen wir anschließend als kollegiale Beratung.
Bausteine für das Curriculum
Aus diesen Bausteinen stellen wir die Module zusammen, abgestimmt auf Zuschnitt und Zeitplan Ihres Vorhabens. Wer vor allem moderieren soll, findet das passende Angebot auf der Seite Moderator:innen.
Die Lotsenrolle: informieren, motivieren, klären
Für Lotsen, die ihr Vorhaben erklären, für Beteiligung werben und Spannungen früh aufgreifen sollen.
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ModerationstrainingVorschau -
Wenn das Vorhaben ein Digitalisierungsprojekt ist
Für Digitallotsen und Projektverantwortliche, von den Change-Phasen bis zur Einführung der E-Akte.
Referenzen für Veränderungslotsen
Häuser aus unserer Referenzliste, die Lotsen und Multiplikator:innen für ihre Veränderungsvorhaben mit uns qualifiziert haben.
Städte
- Bundesstadt Bonn NRW
- Stadt Baunatal HE
- Stadt Dortmund NRW
- Stadt Pforzheim BW
Kreise
- Landkreis Main-Tauber-Kreis BW
Lotsen für Ihr Veränderungsvorhaben
Nennen Sie uns das Vorhaben, seinen Zeitplan und die Zahl der Lotsen. Wir schlagen Ihnen einen Auftakt zur Rollenklärung und 4 bis 5 Module über die Laufzeit vor.
Oder direkt: 0221 29249060institut@udmk.de