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Kontakt aufnehmen

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Institut. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Die öffentlichen Seiten dieser Website lassen sich ohne Angabe personenbezogener Daten nutzen. Daten verarbeiten wir, wenn Sie uns aktiv kontaktieren, wenn Sie sich bei uns bewerben, wenn wir mit Ihrer Organisation zusammenarbeiten oder wenn Sie als Trainerin oder Trainer unser geschütztes Portal nutzen. Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck dieser Verarbeitung und über Ihre Rechte.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Institut Dr. Müller Köln Müller & Gärtner GbR
Anna-Schneider-Steig 10
50678 Köln
Deutschland

Telefon: 0221 / 29249060
E-Mail: institut@udmk.de

Für alle Anliegen rund um den Datenschutz können Sie sich jederzeit unmittelbar an uns wenden.

2. Grundsätze: Was diese Website nicht tut

Wir haben diese Website bewusst datensparsam gebaut. Deshalb vorab in aller Kürze:

  • Kein Tracking, keine Webanalyse. Wir setzen weder Matomo noch Google Analytics oder ein vergleichbares Analysewerkzeug ein. Es werden keine Nutzungsprofile gebildet.
  • Keine Werbe- oder Marketing-Cookies. Eingesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Cookies.
  • Keine externen Schriften. Alle verwendeten Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server. Beim Aufruf der Seiten wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern hergestellt.
  • Keine Social-Media-Plugins, keine eingebetteten Videodienste.
  • Kein Einwilligungsbanner. Auf den öffentlich zugänglichen Seiten läuft kein Dienst, der eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG benötigt. Deshalb fragen wir Sie beim Aufruf auch nicht danach. Die einzige Ausnahme liegt im geschützten Trainer-Portal und wird erst durch einen ausdrücklichen Klick ausgelöst (Ziffer 11).
  • Keine Weitergabe zu Werbezwecken. Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Direktwerbung Dritter genutzt.
3. Begriffsbestimmungen

Diese Erklärung verwendet die Begriffe der DSGVO. Die wichtigsten in Kürze:

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder eine Online-Kennung.

Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Verarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten: Erheben, Erfassen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Einschränken, Löschen und Vernichten.

Einschränkung der Verarbeitung bedeutet, gespeicherte Daten zu markieren, um ihre künftige Verarbeitung zu begrenzen.

Profiling ist die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, um persönliche Aspekte einer Person zu bewerten oder vorherzusagen. Wir betreiben kein Profiling.

Verantwortlicher ist die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, im vorliegenden Fall das unter Ziffer 1 genannte Institut.

Auftragsverarbeiter ist eine Stelle, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeitet, etwa unser Hosting-Dienstleister.

Empfänger ist jede Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.

Einwilligung ist jede freiwillig, informiert und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, mit der eine Person einer Verarbeitung zustimmt.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird von Peter Fuchs, Renards, 7 Bussière l'Epine, 87230 Dournazac, Frankreich, betrieben. Die Server stehen in Rechenzentren der OVH SAS in Frankreich, also innerhalb der Europäischen Union. Der Hosting-Dienstleister ist in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO tätig und verarbeitet die beim Betrieb anfallenden Daten ausschließlich nach unserer Weisung.

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt, und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Erfasst werden können: Browsertyp und Browserversion, das verwendete Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite (Referrer), die aufgerufenen Unterseiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die übertragene Datenmenge, der Antwortstatus, die IP-Adresse und der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems.

Diese Daten benötigen wir, um die Inhalte korrekt auszuliefern, die Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten und im Fall eines Angriffs die zur Strafverfolgung erforderlichen Informationen bereitstellen zu können. Rückschlüsse auf Ihre Person ziehen wir aus diesen Daten nicht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb dieser Website. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Neben den Logfiles des Webservers führt die Website ein technisches Anwendungsprotokoll. Darin wird unter anderem festgehalten, welches Benutzerkonto des Trainer-Portals welche geschützte Datei abgerufen hat (Ziffer 11). Das Protokoll dient der Sicherheit und der Fehlersuche; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies und Speicherung in Ihrem Browser

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

  • ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung im geschützten Trainer-Portal, das mit der Abmeldung oder dem Ablauf der Sitzung endet;
  • ein Sitzungs-Cookie zur Absicherung der Formulare gegen Missbrauch und Mehrfachversand;
  • ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung im Redaktionsbereich, das nur Mitarbeitende des Instituts betrifft.

Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken verwenden wir nicht. Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch notwendiger Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, im geschützten Bereich zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zusätzlich nutzen wir den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage). Auch diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht, solange Sie kein Formular absenden:

  • die Merkliste, in der Sie Themen und Seminare sammeln können;
  • im Trainer-Portal der Zwischenstand eines Tagesberichts, damit eine unterbrochene Eingabe nicht verloren geht, sowie der Auf- und Zu-Zustand einzelner Listen.

Sie können das Setzen von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers verhindern und bereits gesetzte Cookies sowie den lokalen Speicher löschen. Werden Cookies deaktiviert, sind unter Umständen nicht alle Funktionen dieser Website nutzbar; die Anmeldung im Trainer-Portal ist dann nicht möglich.

6. Schriften und eingebundene Inhalte

Alle auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet kein Abruf von Google Fonts oder von Servern anderer Schriftanbieter statt, Ihre IP-Adresse wird dabei also an keinen Dritten übermittelt. Ebenso binden wir keine Social-Media-Plugins und keine externen Videodienste ein.

Auf der Seite Standort & Anfahrt können Sie sich auf Wunsch einen Kartenausschnitt von Google Maps anzeigen lassen. Er wird erst geladen, wenn Sie darauf klicken; Einzelheiten stehen in Ziffer 6 a). Im geschützten Trainer-Portal für unsere Trainerinnen und Trainer gilt dasselbe für Tagungsräume und Hotels, dazu Ziffer 11 a).

Wenn Sie einem Link auf eine externe Website folgen, gelten dort die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Auf deren Inhalte und Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss.

6 a) Karte auf der Seite Standort und Anfahrt

Auf der Seite Standort & Anfahrt zeigen wir unsere Anschrift und die Hinweise zur Anreise. Folgen Sie von dort einem Link zu einem Kartendienst, gelten dort dessen Datenschutzbestimmungen, auf die wir keinen Einfluss haben.

Zusätzlich können Sie sich die Lage als Kartenausschnitt von Google Maps direkt auf unserer Seite anzeigen lassen. Diese Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte anzeigen“ klicken. Vorher wird keine Verbindung zu Google aufgebaut. Mit dem Klick übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Endgerät an Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; für die Verarbeitung in den Vereinigten Staaten Google LLC). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die Sie mit dem Klick erteilen; der Hinweis darauf steht unmittelbar an der Schaltfläche. Die Einwilligung gilt für den einzelnen Abruf, Sie können die Karte jederzeit ungenutzt lassen. Die Anschrift und die Hinweise zur Anreise stehen unabhängig davon zur Verfügung. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 13. Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter policies.google.com/privacy.

7. Kontaktformular, Anmeldeformular, Merkliste und Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Auf unserer Kontaktseite stellen wir ein Kontaktformular bereit. Die dort von Ihnen eingegebenen Daten — Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer und Organisation sowie Ihre Nachricht — werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen verwendet. Dasselbe gilt, wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren.

Über die Merkliste können Sie Themen und Seminare sammeln und uns gebündelt anfragen. Die Merkliste wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser gespeichert (Local Storage) und nicht an uns übertragen, solange Sie das Anfrageformular nicht absenden. Sie können die Liste jederzeit selbst leeren. Senden Sie die Anfrage ab, erhalten wir zusätzlich zu Ihren Kontaktangaben die von Ihnen gemerkten Titel und Ihre Angabe, ob Sie ein Angebot, einen Rückruf oder unverbindliche Informationen wünschen.

Auf der Seite Kölner Seminare können Sie sich über ein Formular zu einem offenen Seminar anmelden. Wir verarbeiten dabei das gewählte Seminar und den Termin, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer, Ihre Verwaltung oder Ihren Betrieb, auf Wunsch eine abweichende Rechnungsanschrift sowie, wenn Sie andere Personen anmelden, deren Namen und Funktionen und auf Wunsch deren E-Mail-Adresse. Ihre Angaben gehen als E-Mail an das Büro des Instituts; zusätzlich erhalten Sie an die von Ihnen angegebene Adresse eine Bestätigung über den Eingang. Melden Sie eine andere Person an, geben Sie deren Daten in unserem Auftrag weiter; bitte informieren Sie die Person darüber. Kommt die Anmeldung zustande, führen wir die Angaben in unserer Seminarverwaltung weiter (Ziffer 10). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Alle drei Formulare speichern die Eingaben nicht in einer Datenbank der Website. Sie werden als E-Mail an das Büro des Instituts gesendet und dort weiterbearbeitet. Zum Schutz vor automatisierten Eintragungen enthalten die Formulare ein für Sie unsichtbares Zusatzfeld und einen Prüfwert der Sitzung; personenbezogene Daten werden dabei nicht zusätzlich erhoben.

E-Mail über Microsoft 365. Unsere E-Mail-Postfächer und den E-Mail-Versand dieser Website betreiben wir mit Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Die Website versendet ihre Nachrichten — Formularanfragen, Einladungen und Benachrichtigungen aus dem Trainer-Portal — über die Schnittstelle Microsoft Graph vom Absender mail@udmk.de. E-Mails, die Sie uns schreiben, gehen ebenfalls in Postfächer bei Microsoft 365. Microsoft verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 13.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Über die genannten Dienstleister hinaus geben wir diese Daten nicht an Dritte weiter. Wird aus Ihrer Anfrage eine Zusammenarbeit, führen wir Ihre Kontaktdaten in unserer Seminarverwaltung weiter (Ziffer 10). Andernfalls löschen wir Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sie können einer Speicherung jederzeit widersprechen.

8. Suche auf dieser Website

Die Suchfunktion arbeitet ausschließlich auf einem Index unserer eigenen Inhalte, der auf unserem Server liegt. Eine Suchmaschine eines Dritten wird nicht eingebunden, Ihre Suchbegriffe verlassen unseren Server nicht. Eine Suchstatistik führen wir nicht; die eingegebenen Begriffe werden nicht gespeichert. Es bleibt allein der übliche Eintrag im Server-Logfile nach Ziffer 4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben — als Trainerin oder Trainer, im Büro oder initiativ —, senden Sie uns Ihre Unterlagen per E-Mail an institut@udmk.de. Ein Online-Bewerbungsformular gibt es auf dieser Website nicht. Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns dabei übermitteln, ausschließlich zur Prüfung Ihrer Bewerbung und zur Durchführung des Auswahlverfahrens: Ihre Kontaktdaten, Ihren Werdegang, Ihre Themenschwerpunkte, Ihre Einsatzregionen und die von Ihnen beigefügten Anlagen.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Senden Sie uns freiwillig Angaben, die über das Erforderliche hinausgehen, ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können.

Zugriff haben allein die Personen, die an der Auswahlentscheidung mitwirken. Kommt es nicht zu einer Zusammenarbeit, löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; diese Frist trägt möglichen Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz Rechnung. Möchten Sie, dass wir Ihre Unterlagen darüber hinaus für künftige Anfragen aufbewahren, holen wir dafür Ihre Einwilligung ein. Kommt eine Zusammenarbeit zustande, führen wir die erforderlichen Daten im Vertragsverhältnis weiter.

10. Kundendaten in unserer Seminarverwaltung

Für die Planung, Durchführung und Abrechnung unserer Trainings, Coachings und Befragungen führen wir eine Seminarverwaltung auf Basis der Software Salesforce. Dort verarbeiten wir die Kontaktdaten der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Verwaltungen, Sparkassen und Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten: Name, Funktion, dienstliche Anschrift, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die Vorgänge, die dazu gehören — Anfragen, Angebote, Aufträge, Termine und Rechnungen. Personenbezogene Daten von Teilnehmenden verarbeiten wir dort nur, soweit sie uns für die Durchführung einer Veranstaltung übermittelt werden.

Zweck ist die Anbahnung und Durchführung des Vertrages mit Ihrer Organisation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen und die Nachbereitung von Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Anbieter der Software ist Salesforce, Inc., USA, mit seinen europäischen Gesellschaften. Salesforce verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 13.

Auf den öffentlichen Seiten dieser Website ist die Seminarverwaltung nicht angebunden. Die dort gezeigte Referenzliste ist eine feste Liste von Organisationsnamen; sie enthält keine personenbezogenen Daten und wird nicht bei jedem Seitenaufruf abgefragt.

10 a) Feedback zu unseren Seminaren

Am Ende eines Seminars bitten wir die Teilnehmenden um eine kurze Rückmeldung. Den Fragebogen erreichen Sie über einen Link oder QR-Code, den Ihre Trainerin oder Ihr Trainer zeigt. Eine Anmeldung ist nicht nötig, und wir fragen weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse ab. Gespeichert werden nur Ihre Antworten, zusammen mit dem Seminar, zu dem sie gehören. Zeitpunkt der Abgabe und IP-Adresse speichern wir nicht. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Aufrufe kurzzeitig über einen Kennwert, aus dem sich Ihre IP-Adresse nicht zurückrechnen lässt. Solange Sie den Fragebogen ausfüllen, liegen Ihre Eingaben nur in Ihrem Browser (Sitzungsspeicher). Sie verschwinden, wenn Sie das Fenster schließen oder den Fragebogen abschicken. Cookies setzen wir dafür nicht.

Die Antworten nutzen wir, um die Qualität unserer Seminare zu sichern. Die Auswertung geht zusammengefasst an die Verwaltung oder den Betrieb, die das Seminar beauftragt haben. Freitexte geben wir dabei anonym und im Wortlaut weiter. Bitte schreiben Sie deshalb keine Namen oder anderen persönlichen Angaben hinein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine feste Löschfrist gibt es nicht; die Antworten bleiben als Grundlage der Qualitätssicherung gespeichert. Auf Wunsch löschen wir die Antworten eines Seminars. Wenden Sie sich dazu an das Institut (Ziffer 1).

11. Trainer-Portal (geschützter Bereich für Trainerinnen und Trainer)

Für Trainerinnen und Trainer, die im Auftrag des Instituts Seminare durchführen, betreiben wir einen geschützten Bereich. Den Zugang richten wir auf Anfrage ein; er ist nicht öffentlich.

Welche Daten wir dort verarbeiten. Ihre Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort, das nur als kryptografischer Hashwert gespeichert wird), die Angaben in Ihrem Profil (etwa Telefonnummer, bevorzugter Kontaktweg, Kurzvita), die Daten Ihrer Seminare aus unserer Seminarverwaltung sowie alles, was Sie uns über das Portal übermitteln: Rückmeldungen und Tagesberichte mit Fotos, Rechnungen mit Belegen und die Rechnungsstammdaten (Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, auf Wunsch Logo und Unterschrift).

Wozu. Um die Seminare mit Ihnen zu planen und durchzuführen und Ihre Leistungen abzurechnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit Ihnen). Soweit wir Rechnungen und Belege aufbewahren müssen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Wo die Daten liegen. Auf dem Server des Instituts bei unserem Hoster in Frankreich (Ziffer 4), außerhalb des öffentlich abrufbaren Bereichs der Website. Dateien wie Rechnungen, Belege und Fotos kann nur abrufen, wer mit dem passenden Zugang angemeldet ist. Bankverbindung, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer speichern wir verschlüsselt; der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank. Auf den Rechnungen selbst stehen diese Angaben lesbar, weil sie für die Überweisung und die Buchhaltung gebraucht werden.

Wer sie sieht. Sie selbst und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts, die Seminare organisieren und abrechnen. Die Seminardaten stammen aus unserer Seminarverwaltung (Ziffer 10); das Portal liest sie dort, schreibt aber nichts zurück. Eingereichte Rechnungen und Tagesberichte gehen zusätzlich per E-Mail über Microsoft 365 an das Büro des Instituts (Ziffer 7).

Cookies. Für die Anmeldung setzt das Portal ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Ziffer 5). Es wird gelöscht, wenn Sie sich abmelden oder die Sitzung abläuft.

11 a) Karten zu Tagungsräumen und Hotels

Zu Tagungsräumen und Hotels zeigen wir Links zu Google Maps und Apple Karten sowie eine Routenplanung. Ein Klick auf einen dieser Links führt Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters; dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen, auf die wir keinen Einfluss haben.

Zusätzlich können Sie sich die Lage als Kartenausschnitt von Google Maps direkt im Portal anzeigen lassen. Diese Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte anzeigen“ klicken. Vorher wird keine Verbindung zu Google aufgebaut. Mit dem Klick übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Endgerät an Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; für die Verarbeitung in den Vereinigten Staaten Google LLC). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die Sie mit dem Klick erteilen; der Hinweis darauf steht unmittelbar an der Schaltfläche. Die Einwilligung gilt für den einzelnen Abruf, Sie können die Karte jederzeit ungenutzt lassen — die Anschrift und die drei Links stehen unabhängig davon zur Verfügung. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 13. Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter policies.google.com/privacy.

11 b) Kalender-Abo

Auf Wunsch erzeugt das Portal eine persönliche Kalenderadresse, über die Ihr Kalenderprogramm Ihre Seminartermine abruft. Die Adresse enthält eine zufällige Zeichenfolge; wer sie kennt, sieht die Termine. Sie können sie im Portal jederzeit neu erzeugen, dann wird die alte ungültig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11 c) Unterlagen des Instituts

Im Portal stellen wir Ihnen Unterlagen bereit, die Sie für Ihre Arbeit brauchen — etwa Folien, Vorlagen und Papiere zur Dozentenbesprechung. Diese Dateien liegen außerhalb des öffentlich abrufbaren Bereichs der Website und können nur nach Anmeldung abgerufen werden. Wir protokollieren technisch, welcher Zugang welche Datei abgerufen hat; das dient ausschließlich der Sicherheit und Fehlersuche (Ziffer 4). Personenbezogene Unterlagen zu einzelnen Personen legen wir dort nicht ab.

11 d) Mein Profil und Änderungswünsche

Unter „Mein Profil“ sehen Sie das Profil-PDF, das wir auf unserer Website veröffentlichen, zusammen mit Ihrem dort verwendeten Namen, Ihrer Funktionsbezeichnung und Ihrem Porträt. Diese Angaben sind bereits öffentlich; im Portal zeigen wir sie Ihnen nur an einer Stelle, an der Sie sie wiederfinden. Über die Schaltfläche „Änderung vorschlagen“ können Sie uns einen Änderungswunsch samt Anlagen senden; er erreicht uns als E-Mail und wird im Portal protokolliert. Ihr Profil ändern wir ausschließlich selbst; das Portal schreibt daran nichts.

11 e) Wie lange wir Portal-Daten speichern

Rechnungen, Belege und die zugehörigen Aufzeichnungen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Fristen auf. Für die übrigen Daten des Portals — Zugang, Profil, Tagesberichte, Fotos und Rückmeldungen — gilt: Wir löschen sie, sobald sie für die Zusammenarbeit nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unabhängig davon können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen (Ziffer 16).

12. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeitung

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke brauchen:

  • Ein Hosting-Dienstleister in Frankreich betreibt Server und Datenbank dieser Website (Ziffer 4).
  • Microsoft stellt mit Microsoft 365 unsere E-Mail-Postfächer und den E-Mail-Versand der Website bereit (Ziffer 7).
  • Salesforce stellt unsere Seminarverwaltung bereit (Ziffer 10).
  • Google erhält Daten nur, wenn Sie im geschützten Portal den Kartenausschnitt anfordern (Ziffer 11 a).
  • Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Banken und Behörden im gesetzlich vorgesehenen Umfang, insbesondere bei der Abrechnung.

Hosting-Dienstleister, Microsoft und Salesforce sind für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig und an unsere Weisungen gebunden. Eine darüber hinausgehende Übermittlung Ihrer Daten findet nur statt, wenn Sie eingewilligt haben, dies zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Direktwerbung Dritter genutzt.

13. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Der Server dieser Website steht in Frankreich, also in der Europäischen Union. In drei Fällen ist eine Verarbeitung in den Vereinigten Staaten jedoch nicht ausgeschlossen:

  • E-Mail (Microsoft 365). Vertragspartner ist Microsoft Ireland Operations Limited; die Muttergesellschaft Microsoft Corporation hat ihren Sitz in den USA. Ein Zugriff aus den USA, etwa im Rahmen von Wartung und Betrieb, ist möglich.
  • Seminarverwaltung (Salesforce). Anbieter ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Ein Zugriff aus den USA, etwa im Rahmen von Wartung und Betrieb, ist möglich.
  • Kartenausschnitt im Trainer-Portal (Google). Wenn Sie die Karte anfordern, kann Ihre IP-Adresse an Google LLC in den USA übermittelt werden.

Für alle drei Anbieter stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); Microsoft, Salesforce und Google sind unter diesem Rahmenwerk zertifiziert. Ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Trotz dieser Garantien lässt sich nicht ausschließen, dass US-Behörden auf die Daten zugreifen und dass Ihre Rechte nicht in demselben Umfang durchsetzbar sind wie innerhalb der Europäischen Union.

Beim Kartenausschnitt erteilen Sie die Einwilligung in die Übermittlung zusätzlich ausdrücklich mit Ihrem Klick (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine weitergehende Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

14. Speicherdauer, Löschung und Sperrung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen, etwa die handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren. Entfällt der Zweck oder läuft eine Frist ab, werden die Daten routinemäßig gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt. Die Fristen der einzelnen Verarbeitungen stehen in den Ziffern 4 bis 11.

15. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage, wenn wir für einen bestimmten Zweck Ihre Einwilligung einholen, etwa für den Kartenausschnitt im Trainer-Portal.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO greift, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, etwa bei Anfragen zu unseren Seminaren und Projekten, bei Bewerbungen und im Trainer-Portal.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gilt, soweit wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen, etwa zur Erfüllung steuerlicher Pflichten und zur Aufbewahrung von Rechnungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO trägt Verarbeitungen, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich sind, sofern Ihre Interessen und Grundrechte nicht überwiegen. Dazu zählen der sichere Betrieb dieser Website, die Beantwortung von Anfragen und die Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen.

Für die Verarbeitung von Bewerbungsdaten gilt zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO, für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät § 25 TDDDG.

Gesetzlich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen, sind Sie nicht. Ohne Ihre Kontaktangaben können wir eine Anfrage jedoch nicht beantworten; für eine Bewerbung und für die Zusammenarbeit im Trainer-Portal sind die dort genannten Angaben Voraussetzung.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an institut@udmk.de oder an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift. Die Ausübung ist für Sie kostenfrei.

a) Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist das der Fall, haben Sie Anspruch auf unentgeltliche Auskunft über diese Daten und auf eine Kopie. Die Auskunft umfasst insbesondere die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer beziehungsweise die Kriterien für deren Festlegung, das Bestehen Ihrer weiteren Rechte, das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft der Daten, wenn sie nicht bei Ihnen erhoben wurden, sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung.

b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie außerdem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen, auch mittels einer ergänzenden Erklärung.

c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern einer der gesetzlichen Gründe zutrifft: Die Daten sind für ihren Zweck nicht mehr notwendig, Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderen Rechtsgrundlage, Sie legen Widerspruch ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe vor, die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet, oder die Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich. Die Löschung erfolgt nicht, soweit die Verarbeitung weiterhin erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für die Dauer der Überprüfung, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie die Löschung aber ablehnen, wenn wir die Daten nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder wenn Sie Widerspruch eingelegt haben und noch nicht feststeht, wessen Gründe überwiegen.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Soweit technisch machbar, können Sie verlangen, dass die Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

f) Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

17. Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen Informationen zu unseren Angeboten zu senden (Direktwerbung), können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.

Für den Widerspruch genügt eine formlose Nachricht an institut@udmk.de oder an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

19. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Entscheidungen über Ihre Anfragen treffen bei uns Menschen.

20. Datensicherheit

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die über diese Website verarbeiteten Daten zu schützen. Die Übertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt über TLS, erkennbar an der Adresszeile Ihres Browsers. Der Server sendet Sicherheitskopfzeilen, die das Einbetten fremder Inhalte und die Weitergabe von Verweisdaten begrenzen. Der geschützte Bereich liegt außerhalb des öffentlich abrufbaren Verzeichnisses, Bank- und Steuerdaten liegen verschlüsselt in der Datenbank. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, ein absoluter Schutz ist nicht möglich. Es steht Ihnen deshalb frei, uns personenbezogene Daten auch auf anderem Weg zu übermitteln, etwa telefonisch oder per Post.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an dieser Website oder an der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die hier abrufbare Fassung.

Stand: September 2026.